1. Algemeen
Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van het gebruik van onze website (www.duomed.com) en de diensten die daarmee verband houden. Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door Duomed Belgium als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te 2630 Aartselaar, Oeyvaersbosch 12, met ondernemingsnummer 0416.834.437.
Het beschermen van persoonsgegevens van klanten en bezoekers is erg belangrijk voor Duomed Belgium. Daarom stellen we alles in het werk op deze gegevensbescherming te waarborgen en steeds conform de General Data Protection Regulation (GDPR) te handelen wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken.
Meer concreet zal Duomed Belgium de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor welbepaalde doeleinden. Wij zullen het nodige doen om nooit meer persoonsgegevens te vragen dan noodzakelijk voor het doel of om deze persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren. Tot slot neemt Duomed Belgium de technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging waarborgen zodat persoonsgegevens worden beveiligd.
Deze Privacyverklaring was laatst bijgewerkt op 9 december 2019. Duomed Belgium behoudt zich het recht om deze Privacyverklaring naar aan te passen. Wijzigingen worden duidelijk meegedeeld in deze Privacyverklaring.
2. Duomed Belgium
Duomed Belgium is een bedrijf gespecialiseerd in de ontwikkeling van medische technologie voor de ziekenhuizen:
- Duomed Belgium staat u bij met een gespecialiseerd portfolio aan medische producten, software, diensten en accessoires in geselecteerde medische domeinen in de zoektocht naar een totaaloplossing die op maat gemaakt is.
- Duomed Belgium helpt u om het materiaal correct te installeren, te onderhouden en te herstellen indien nodig. Oplossingen worden geïntegreerd op uw IT-platform.
In die context komt Duomed Belgium in contact met persoonsgegevens, zowel van onze eigen medewerkers, sollicitanten, als van onze klanten. Duomed Belgium is verantwoordelijk voor deze gegevens, en om daar mee om te gaan op een manier die overeenkomt met de geldende wettelijke eisen.
3. Persoonsgegevens
Conform de huidige regelgeving verstaan we onder persoonsgegevens alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
De verwerking van persoonsgegevens definiëren wij als een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, adres of e-mailadres, maar tevens valt hier uw IP-adres onder.
3.1 Welke persoonsgegevens verwerken we?
Duomed Belgium zal enkel uw identificatiegegevens (voornaam, naam, telefoonnummer, e-mailadres) verwerken om te communiceren via e-mail, via het contactformulier op de website of rechtstreeks met één van onze medewerkers wanneer we telefonisch contact hebben. Voor sollicitatiedoeleinden zullen we ook gegevens over uw opleiding, vorming en beroep verwerken. Verder is het ook mogelijk dat we beeldopnames van u verwerken in functie van camerabeveiliging.
3.2 Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Duomed Belgium zal uw persoonsgegevens enkel gebruiken om te communiceren in het kader van een professionele relatie.
3.2.1 Facturatie en administratie
Duomed Belgium verzamelt facturatie en administratieve gegevens om haar administratieve verplichtingen na te komen, zoals het aanrekenen van de diensten die aan de klant zijn verleend of onze wettelijke verplichte boekhouding te voeren. Duomed Belgium is wettelijk verplicht deze persoonsgegevens 7 jaar te bewaren.
3.2.2 Recruitment en sollicitaties
In het kader van recruitment verzamelen we gegevens van mensen die, al dan niet spontaan, bij ons solliciteren. Dit kan onder meer via de job-sectie op www.duomed.com, LinkedIn-berichten, e-mails, of andere duidelijke acties waarbij een sollicitant aangeeft interesse te hebben om te solliciteren.
Deze persoonsgegevens worden verwijderd binnen 1 maand na de sollicitatie indien de sollicitant niet wordt aangenomen. Indien de persoon wordt aangenomen zullen deze gegevens worden opgenomen in het personeelsdossiers en wordt dit bijgehouden tot 5 jaar na het beëindigen van het arbeidscontract. Indien de persoon niet wordt aangenomen maar wel een interessant profiel heeft wordt deze kandidaat voor 1 jaar op de werfreserve gehouden indien de kandidaat zijn toestemming hiervoor heeft gegeven.
3.2.3 Aanvragen tot informatie
De persoonsgegevens die we verzamelen op www.duomed.com of via www.duomed.com of via info.be@duomed.com, support.be@duomed.com, logistics.be@duomed.com, cars.be@duomed.com, hr.be@duomed.com en finance.be@duomed.com worden gebruikt om uw gestelde vragen passend en accuraat te beantwoorden;
Deze informatie wordt opgenomen in ons klantensysteem zodat we u in de toekomst nog een betere service kunnen aanbieden.
Om uw aanvragen tot informatie volwaardig te behandelen bewaren we uw persoonsgegevens voor deze activiteit zolang u bij ons klant bent. Indien u geen klant bent bij Duomed Belgium zullen we deze gegevens verwijderen zes maanden nadat uw vraag werd beantwoord.
3.2.4 Om met u in contact te blijven
Wij vinden het belangrijk om een goede relatie en communicatie te hebben met al onze klanten. Daarom zullen wij u contacteren om u op de hoogte te houden van relevante aanbiedingen/promoties en van innovatie en nieuwigheden die u mogelijk interessant vindt.
Voor de verwerking van persoonsgegevens onder deze activiteit zal Duomed Belgium gebruik maken van haar gerechtvaardigd belang. Als u deze communicatie van ons ontvangt kunt u te allen tijde aangeven dat u die niet langer wenst te ontvangen.
3.2.5 Camerabeveiliging
Duomed Belgium heeft op bepaalde locaties beveiligingscamera’s geplaatst met het oog op de bescherming van de fysieke veiligheid van de bezoekers en de medewerkers. Deze camera’s bewaren niet altijd de beelden, maar geven in sommige gevallen enkel het actuele beeld weer. Duomed Belgium verzamelt deze gegevens op grond van haar gerechtvaardigd belang om te voorzien in de veiligheid van iedereen.
De beeldopnamen worden maximum 30 dagen bewaard. Wat betreft camera’s zonder opslag worden er logischerwijze geen beelden bewaard.
3.3 Geven wij uw persoonsgegevens door aan derde partijen?
Duomed Belgium zal de persoonsgegevens niet doorgeven aan andere partijen die deze doeleinden mogen gebruiken voor hun eigen doeleinden. Duomed Belgium maakt deel uit van de Duomed Group, voor een betere dienstverlening kunnen uw persoonsgegevens wel gedeeld worden met andere leden van de Duomed Group.
Duomed Belgium maakt ook gebruik van een aantal verwerkers, wat betekent dat het om partijen gaat die uw gegevens enkel mogen verwerken voor doeleinden die wij bepalen. Onder geen enkel beding zullen zij uw persoonsgegevens verwerken voor hun eigen doeleinden.
Duomed Belgium zal het nodige doen om uw persoonsgegevens louter binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.
4. Welke rechten heeft u, en hoe oefen je ze uit?
4.1 De inzage van uw persoonsgegevens.
U heeft het recht om inzage te krijgen van alle persoonsgegevens die we van u verwerken. U kan hiervan ook een kopie krijgen dat we u op papier of digitaal bezorgen. Dit kan u doen door contact op te nemen met onze DPO door een mail te sturen naar dpo.be@duomed.com.
4.2 Het verbeteren van uw persoonsgegevens.
U heeft het recht om van ons te vragen uw persoonsgegevens aan te passen wanneer deze niet juist of niet volledig zijn. U mag ook vragen om uw persoonsgegevens tijdelijk niet te gebruiken totdat deze juist of volledig zijn. Dit kan u doen door contact op te nemen met onze DPO door een mail te sturen naar dpo.be@duomed.com.
4.3 Het intrekken van uw toestemming.
U heeft het recht om te allen tijde uw toestemming in te trekken. Dit kan u doen door contact op te nemen met onze DPO door een mail te sturen naar dpo.be@duomed.com.
4.4 Het wissen van uw persoonsgegevens.
U heeft het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze privacyverklaring of als u uw toestemming voor de verwerking intrekt. Dit kan u doen door contact op te nemen met onze DPO door een mail te sturen naar dpo.be@duomed.com.
Let op: Wij zijn niet verplicht om je persoonsgegevens te verwijderen als we deze omwille van een wettelijke verplichting moeten of mogen bewaren.
4.5 Gegevensportabiliteit van uw persoonsgegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een universeel leesbaar formaat te ontvangen zoals een tekstbestand of ander digitaal bestand.
4.6 Bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wanneer u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet op een correcte manier gebruiken kan u bezwaar aantekenen tegen deze verwerkingen, zoals verwerkingen in het kader van nieuwsbrieven, marketing, of andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in de context van onze professionele relatie. Dit kan u doen door contact op te nemen met onze DPO door een mail te sturen naar dpo.be@duomed.com.
4.7 Een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit
Indien u niet tevreden bent over de manier waarop er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan kan u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de Gegevensbeschermingsautoriteit in België. Voor meer informatie kan u steeds terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.